Vystavit fakturu zní jako maličkost, dokud vám ji klient nevrátí s poznámkou „chybí IČO“ a vy zjistíte, že jste ji vystavili podle vzoru z internetu z roku 2016. Špatně vystavená faktura zdržuje placení, komplikuje účetnictví a u plátců DPH může způsobit i problém s odpočtem daně u odběratele. Tady je přehled, co na faktuře nesmí chybět a jak si fakturaci nastavit tak, aby vás nezdržovala víc, než je nutné.
Faktura, nebo daňový doklad?
V praxi se vystavuje jeden dokument, ale právně má dvě role:
- Pro plátce DPH je faktura zároveň daňovým dokladem a musí splnit přísnější požadavky zákona o DPH. Chyba může odběrateli zablokovat odpočet daně.
- Pro neplátce DPH je faktura účetním dokladem. Požadavky jsou mírnější, ale doklad musí být dostatečně průkazný, aby na jeho základě šlo účtovat.
Ať už jste plátce, nebo ne, je rozumné používat jednu šablonu, která pokrývá všechno níže uvedené.
Povinné náležitosti faktury
- Označení dokladu a číslo faktury. Číslo musí být jedinečné.
- Identifikace vás i odběratele: jméno nebo název, adresa sídla či místa podnikání, IČO a u plátců také DIČ (u daňového dokladu uvádíte DIČ obou stran).
- Datum vystavení.
- Datum uskutečnění plnění (kdy byla služba nebo zboží dodáno). Nemusí být stejné jako datum vystavení, i když by to bylo pohodlnější. U plátců DPH je to klíčový údaj.
- Popis a rozsah plnění: co konkrétně fakturujete, ne jen „služby dle dohody“.
- Cena: jednotková i celková. U plátců DPH také základ daně, sazba a výše daně.
- Datum splatnosti, způsob platby a číslo účtu. Zákon splatnost přímo nevyžaduje, ale bez ní nevíte, kdy máte začít upomínat.
- U neplátců DPH je vhodné uvést, že nejste plátci daně z přidané hodnoty, ať odběratel neřeší, proč na faktuře chybí DPH.
Zjednodušený daňový doklad se u plátců smí použít jen v omezených případech, například u menších částek. Pro běžnou fakturaci mezi firmami počítejte vždy s plnohodnotným dokladem.
Plátce DPH, nebo ne?
Plátcem DPH se podnikatel stává povinně, když jeho obrat za posledních 12 měsíců překročí 2 miliony Kč. Zvažte i dobrovolnou registraci, například když fakturujete převážně jiným plátcům, kteří si DPH odečtou, a vy získáte nárok na odpočet u vlastních nákupů. Po registraci se mění vzhled faktury i povinnosti: přibývá DPH v dokladu, kontrolní hlášení a přiznání k DPH. Víc k povinnostem plátců probereme v rámci účetních služeb.
Postup, jak si fakturaci zjednodušit
- Vyberte si fakturační nástroj (například iDoklad, Fakturoid nebo Vyfakturuj). Ušetří vám kontrolu povinných údajů, číslování i archivaci a umí vygenerovat QR kód pro platbu.
- Nastavte si číselnou řadu dokladů předem, ať se v nich neztratíte (například
2026001,2026002…), a ne že faktura č. 7 bude následovat po č. 12. - Fakturujte hned po dodání, ne až s odstupem týdnů. Snížíte riziko, že na to zapomenete, a zrychlíte si cash flow. Peníze na účtu jsou hezčí než dobrý úmysl.
- Hlídejte splatnost. Nastavte si upomínky na faktury po splatnosti, ideálně automaticky přes fakturační nástroj, ne přes vlastní špatné svědomí.
- Archivujte faktury po zákonnou dobu. Daňové doklady se obvykle uchovávají 10 let, běžné účetní doklady 5 let, a bezpečnější je držet vše podle delší lhůty.
- Posílejte elektronicky. Elektronickou fakturu (například PDF e-mailem) můžete vystavit, pokud s tím odběratel souhlasí. Papír už dávno není povinný.
- Provažte fakturaci s účetnictvím. Nejlepší je, když účetní vidí vaše faktury hned po vystavení a nemusíte jí je posílat zvlášť.
Časté chyby
- Chybějící nebo špatné IČO či DIČ odběratele.
- Datum uskutečnění plnění, které nesouhlasí s tím, kdy byla práce skutečně odvedena.
- Zapomenutá sazba DPH u plátců, nebo naopak DPH na faktuře neplátce.
- Ruční číslování „od oka“, které se pak neshoduje s účetnictvím, a vy strávíte večer hledáním, kam se poděla faktura č. 42.
- Neurčitý popis plnění. Pokud na faktuře stojí jen „služby“, mohou nastat potíže při kontrole a odběratel může odmítnout platbu.
- Opravy faktury přepisováním. Vadnou fakturu se správně řeší dobropisem a novým dokladem, ne tím, že původní „tiše“ přepíšete.
- Pozdní vystavení. Plátce má daňový doklad vystavit nejpozději do 15 dnů od uskutečnění plnění.
Když klient neplatí
I při správně vystavené faktuře se stane, že klient zaplatí pozdě. Doporučený postup je přátelská upomínka krátce po splatnosti, druhá upomínka s odkazem na smluvní podmínky a teprve potom formální výzva k úhradě. Při prodlení máte nárok na zákonný úrok z prodlení, případně smluvní pokutu, pokud ji máte ve smlouvě. Proto se vyplatí jasně napsat splatnost a podmínky přímo do objednávky či smlouvy.
Fakturace jako součást nastavení podnikání
Fakturace nemusí být složitá, stačí mít jednou dobře nastavený proces. Pokud chcete poradit s nastavením fakturace nebo navázáním na účetnictví, nabízíme to třeba v balíčku Start podnikání. Termíny, které s fakturací souvisejí, najdete v daňovém kalendáři OSVČ.
Tento článek má informativní charakter a nenahrazuje individuální poradenství. Přesné znění povinných údajů upravuje zákon o DPH a zákon o účetnictví.
