Výběr účetní firmy je rozhodnutí, které ovlivní chod vašeho podnikání na roky dopředu. Účetní vám bude sahat do čísel, termínů a často i do vztahů s úřady. A když si vyberete špatně, nezjistíte to zpravidla hned, ale až ve chvíli, kdy dorazí pokuta nebo kontrola. Tady je praktický přehled toho, na co se zaměřit.

1. Zkušenosti s vaším oborem

Účetnictví e-shopu se v mnoha ohledech liší od účetnictví gastro provozu, realitní kanceláře nebo zdravotnického zařízení. Řeší se jiné typy dokladů, jiné režimy DPH, jiné zvyklosti. Ptejte se na reference z oboru podobného tomu vašemu a na to, jaké konkrétní situace už účetní řešila. Dobrá odpověď zní konkrétně, ne „děláme pro všechny”.

2. Kdo se o vás bude starat

Zjistěte, kdo je váš konkrétní kontakt a kdo ho zastupuje, když je nemocný nebo na dovolené. Velké firmy mohou být anonymní, malé zase zranitelné jedním člověkem. A ptejte se, kdo nese odborné ručení: kontroluje někdo zkušenější práci kolegů, než se podá přiznání?

3. Komunikace bez žargonu

Dobrá účetní firma vám dokáže vysvětlit, co jednotlivá čísla znamenají, bez zbytečného odborného jazyka. Měli byste mít pocit, že rozumíte tomu, co se ve vaší firmě děje, a ne jen dostávat tabulky. Všímejte si už při první schůzce, jestli se vás účetní ptá na vaše podnikání, nebo jen na doklady.

4. Dostupnost a hlídání termínů

Zeptejte se, jak firma hlídá zákonné termíny a jak rychle reaguje na dotazy. Dobrý systém ví, kdy co chybí, a ozve se dřív, než se termín blíží, ne den poté. Zajímejte se i o to, jak vás upozorňuje na chybějící doklady a co se stane, když je nedodáte včas.

5. Jak si předáváte doklady a data

Jak často a v jakém formátu doklady dodáváte? Je to fyzická krabice, e-mail, sdílená složka, nebo automatický import z bankovnictví a fakturačního systému? Moderní účetní firma vám pomůže proces zjednodušit, ne jen pasivně přebírat to, co pošlete. Zeptejte se i na to, jestli máte přístup k vlastním datům a kdykoli vidíte, jak na tom firma je.

6. Cena a rozsah služeb

Porovnávejte nejen cenu, ale i to, co je v ní zahrnuté. Zpracování mezd, daňová přiznání, zastupování na úřadech, komunikace s kontrolou nebo daňové poradenství mohou, ale nemusí být součástí základní nabídky. Ptejte se na příplatky (urgence, nestandardní doklady, doklady po termínu) a na to, jak se cena mění, když firma roste. Čím transparentnější ceník, tím méně nepříjemných překvapení. Orientačně si můžete u nás spočítat cenu v kalkulačce.

7. Smlouva a odpovědnost

Rozsah spolupráce, termíny předávání podkladů, odpovědnost za chyby i podmínky ukončení by měly být zapsané ve smlouvě. Zeptejte se, zda má účetní firma pojištění odpovědnosti za škodu a v jakém rozsahu. A jaké jsou důsledky, když si dokumenty do určitého termínu nedodáte vy.

Varovné signály

  • Slibuje zázraky typu „ušetříme vám na daních” bez znalosti vašeho podnikání.
  • Nechce nebo neumí vysvětlit, co přesně v ceně je.
  • Je těžko k zastižení už před podpisem smlouvy.
  • Nevíte, kdo konkrétně bude váš účet vést.
  • Cena je nápadně nízká a nikdo ji nedokáže rozepsat.
  • Nikdo se nezeptá, jak vypadá vaše podnikání a co od účetní čekáte.

Otázky na první schůzku

  1. S jakými firmami z mého oboru máte zkušenost?
  2. Kdo bude můj kontakt a kdo ho zastoupí?
  3. Kdo kontroluje práci před podáním přiznání?
  4. Jak a v jakém formátu se předávají doklady?
  5. Jak hlídáte termíny a jak mě upozorníte na chybějící podklady?
  6. Co všechno je v ceně a za co se platí příplatek?
  7. Jak vypadají první tři měsíce spolupráce?
  8. Jak spolupráci případně ukončit a převést data?

Jak vypadá dobrý začátek spolupráce

Dobrá účetní firma nezačíná podpisem a nekončí fakturou. Začíná rozhovorem o vašem podnikání, domluvou procesů a jasným přidělením odpovědností. Teprve potom přijde předání dokladů a první zaúčtování. Prvních pár měsíců obvykle ukáže, jestli si sednete, a stojí za to si dát na komunikaci pozor.

Co od nás můžete čekat

Naše přístup popisujeme v samostatné části o účetních službách: účetní na vaší straně, hlídání toho důležitého místo formalit, osobní garance a technologie tam, kde pomáhají. Pokud hledáte účetní firmu, která vám bude rozumět a bude s vámi mluvit srozumitelně, napište nám, nebo se nejdřív domluvte na nezávazné konzultaci.

Tento článek má informativní charakter a nenahrazuje individuální poradenství.